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Organizzare un offsite all’estero nel 2021
Ad aprile di quest’anno abbiamo deciso di fare qualcosa che ci sembrava audace ed entusiasmante, e che ha persino fatto alzare qualche sopracciglio. Qualcosa a cui nessuno avrebbe fatto caso se l’avessimo fatto 18 mesi prima.
Abbiamo deciso di organizzare un offsite estivo. Per tutta l’azienda. In un altro Paese.
Non è stato facile e le difficoltà non sono mancate, sia prima sia durante i tre giorni dell’evento in Portogallo. Ma sono felice di poter dire, a nome dell’intero team di leadership di Urbantz e di tutti i partecipanti con cui ho parlato da allora, che è stata assolutamente la scelta giusta.
15 mesi di lockdown: un’eternità per una scale-up
Perché abbiamo deciso che era arrivato il momento di tornare a incontrarci? In gran parte perché quelli di noi entrati in Urbantz prima della pandemia si sono resi conto di quanto l’azienda si fosse evoluta tra marzo 2020 e giugno 2021.
Sono entrato in Urbantz a settembre 2019, pochi mesi prima che tutto cambiasse. Nonostante tutto il dolore e i danni causati dal COVID, la pandemia ha anche provocato un’esplosione della domanda di consegne urbane, con i consumatori che hanno iniziato ad acquistare online in volumi molto maggiori.
Urbantz stava già crescendo molto rapidamente. Ma il bisogno sempre più urgente di retailer, catene alimentari e aziende di logistica di una piattaforma efficace di gestione dell’ultimo miglio come la nostra ha dato al processo un’accelerazione decisiva. Di conseguenza, lo scorso anno abbiamo registrato una crescita di 2,0x e ci siamo classificati terzi nel Deloitte’s 2020 Fast 50.
In meno di un anno e mezzo dall’inizio della pandemia abbiamo più che raddoppiato il nostro organico, arrivando a oltre 70 persone, abbiamo raccolto in totale 12 milioni di euro in un round di Serie A e ci siamo adattati a un modo di lavorare completamente nuovo. Il tutto da remoto.
Eppure non avevamo mai incontrato di persona molte delle persone il cui contributo ci ha aiutato a raggiungere questi traguardi. E per quanto siano efficaci gli strumenti di collaborazione da remoto come Zoom, in fin dei conti gli esseri umani sono animali sociali.
Pro e contro del lavoro da remoto
Il lavoro ibrido è destinato a restare in Urbantz, e questo si riflette anche nei nostri processi di selezione dei talenti. Ma per quanto abbiamo collaborato con successo da remoto durante la pandemia, eravamo ben consapevoli che lavorare da casa può comportare sfide specifiche.
Per alcuni, conciliare vita privata e professionale in un unico spazio può essere faticoso. Altri tendono a lavorare più a lungo senza una separazione netta tra lavoro e casa. E c’è sempre il rischio che interagire solo attraverso uno schermo indebolisca lo spirito di squadra, così importante per le aziende in crescita come la nostra.
Dopo più di un anno lontani dall’ufficio, sapevamo che era il momento di fermarci e riflettere come team sugli enormi cambiamenti che la nostra organizzazione ha attraversato in questo percorso di crescita.
E quale modo migliore per farlo se non ritrovarci in sicurezza nella splendida cittadina di Ericeira? Appena a nord di Lisbona, questo villaggio di pescatori baciato dal sole è anche uno dei luoghi di surf più gettonati d’Europa.
Come organizzare un evento aziendale sicuro in piena pandemia
Ma come garantire la sicurezza di tutti e superare le difficoltà logistiche di un viaggio con così tante linee guida e restrizioni diverse in vigore? Dopotutto, il nostro team è sparso in tutta Europa e oltre.
Innanzitutto, fin dall’inizio abbiamo sottolineato a tutti in Urbantz che non c’era alcuna pressione a partecipare per chi non si sentiva a proprio agio a viaggiare o per chi aveva una situazione personale che lo rendeva difficile. La priorità assoluta era che tutti si sentissero sicuri e a proprio agio.
In meno di un anno e mezzo dall’inizio della pandemia abbiamo più che raddoppiato il nostro organico, arrivando a oltre 70 persone, abbiamo raccolto in totale 12 milioni di euro in un round di Serie A e ci siamo adattati a un modo di lavorare completamente nuovo.
Poi ci siamo assicurati che tutti i partecipanti facessero il tampone PCR (a carico dell’azienda, ovviamente!), obbligatorio per entrare in Portogallo. Ci è voluto molto tempo, ma ci siamo anche occupati, con grande scrupolo, di stipulare tutte le polizze assicurative necessarie nel caso in cui qualcuno avesse dovuto annullare all’ultimo minuto.
Una volta arrivati, siamo rimasti insieme come una bolla. In hotel e durante gli eventi organizzati, ci siamo sempre assicurati di evitare altri gruppi e persone esterne al nostro gruppo. Per esempio, abbiamo deciso di non prenotare nei bellissimi ristoranti della cittadina e di organizzare invece le nostre cene tutti insieme in hotel.
Controlla sempre il microfono, tre volte
Il concetto dell’offsite era semplice: alternare al mattino workshop aziendali dedicati alla nostra vision e alla nostra mission, oltre che ai valori condivisi che ci uniscono e rendono #LifeatUrbantz molto più di un semplice lavoro dalle 9 alle 17.
Al pomeriggio, poi, abbiamo organizzato attività divertenti e, la sera, ottimo cibo! Sono felice di dire che la maggior parte del nostro team è riuscita a raggiungere Ericeira e a godersi un offsite sicuro e nel rispetto del distanziamento. Chi non ha potuto partecipare si è collegato ai workshop e abbiamo cercato di farlo sentire il più possibile coinvolto.
Purtroppo ci sono stati alcuni intoppi tecnici, soprattutto con il Wi-Fi, che funzionava bene quando l’abbiamo testato poco prima dell’inizio delle presentazioni, ma poi ha cominciato ad andare e venire – con grande perplessità di chi seguiva da casa. Abbiamo quindi cambiato rapidamente formato e condiviso le presentazioni con chi lavorava da remoto come contenuti on demand da consultare con i propri tempi.
Speriamo che la prossima volta la situazione sia tornata abbastanza alla normalità da permettere a tutti di partecipare al nostro prossimo offsite. In caso contrario, abbiamo imparato lezioni preziose su come organizzare al meglio un evento ibrido, in presenza e virtuale.
Tutto sommato, un grande successo
Alla fine l’evento è stato un successo! Tutti i presenti sono entrati nello spirito giusto e l’atmosfera è stata fantastica dal primo all’ultimo minuto. I workshop sono stati produttivi e abbiamo potuto riflettere insieme, come gruppo, su cosa significhi davvero la sostenibilità per la nostra azienda e per ciascuno di noi.
Continueremo sicuramente a organizzare eventi di questo tipo in futuro, insieme ad altre occasioni di incontro per il team, quando le regole lo consentiranno. Far attraversare così tante frontiere a così tante persone è stata senza dubbio una sfida. Ma essere riusciti a realizzare il viaggio a Ericeira e aver ricevuto tanti feedback positivi da chi ha partecipato ci ha dato la fiducia necessaria per organizzare qualcosa di ancora migliore la prossima volta!
