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Organiser un séminaire d’entreprise à l’étranger en 2021
En avril dernier, nous avons pris une décision audacieuse et enthousiasmante, qui a même fait hausser quelques sourcils. Une décision qui n’aurait fait réagir personne si nous l’avions prise 18 mois plus tôt.
Nous avons décidé d’organiser un séminaire d’été. Pour toute l’entreprise. Dans un autre pays.
Ce n’était pas facile et les obstacles n’ont pas manqué, aussi bien avant que pendant ces trois jours au Portugal. Mais je suis heureux de pouvoir dire, au nom de toute l’équipe de direction d’Urbantz et de toutes les personnes présentes avec qui j’ai échangé depuis, que c’était sans aucun doute la bonne décision.
15 mois de confinement : une éternité pour une scale-up
Pourquoi avons-nous estimé que le moment était venu de nous retrouver ? En grande partie parce que ceux d’entre nous qui avaient rejoint Urbantz avant la pandémie ont pris conscience de l’ampleur de l’évolution de l’entreprise entre mars 2020 et juin 2021.
J’ai rejoint Urbantz en septembre 2019, quelques mois à peine avant que tout ne bascule. Malgré toute la souffrance et tous les dégâts causés par le COVID, la pandémie a aussi provoqué une explosion de la demande de livraisons urbaines, les consommateurs s’étant mis à acheter en ligne dans des volumes bien plus importants.
Urbantz connaissait déjà une croissance très rapide. Mais le besoin pressant des retailers, des enseignes alimentaires et des acteurs de la logistique pour une plateforme de gestion du dernier kilomètre efficace comme la nôtre a fait passer la vitesse supérieure à ce processus. Résultat : l’an dernier, nous avons multiplié notre croissance par 2,0 et nous nous sommes classés troisièmes du Fast 50 2020 de Deloitte.
En moins d’un an et demi depuis le début de la pandémie, nous avons plus que doublé nos effectifs pour dépasser les 70 personnes, levé au total 12 millions d’euros en série A et adopté une toute nouvelle façon de travailler. Le tout à distance.
Mais nous n’avions jamais rencontré en personne bon nombre de celles et ceux dont les contributions nous ont permis d’accomplir ces exploits. Et aussi efficaces que soient les outils de collaboration à distance comme Zoom, l’être humain reste, au fond, un être social.
Les avantages et les inconvénients du télétravail
Le travail hybride est appelé à durer chez Urbantz, et cela se reflète dans nos processus de recrutement. Mais si nous avons collaboré à distance avec succès pendant la pandémie, nous avions pleinement conscience que le télétravail comporte aussi ses propres difficultés.
Pour certains, concilier vie personnelle et vie professionnelle dans un même espace peut être éprouvant. D’autres ont tendance à travailler plus longtemps faute de frontière claire entre le travail et la maison. Et il existe toujours un risque qu’interagir uniquement par écrans interposés freine cet esprit d’équipe si important pour les entreprises en croissance comme la nôtre.
Après plus d’un an loin du bureau, nous savions qu’il était temps de prendre du recul et de réfléchir ensemble aux changements considérables que notre organisation a connus au cours de cette phase de croissance.
Quoi de mieux pour cela que de se retrouver, en toute sécurité, dans la magnifique ville d’Ericeira ? Juste au nord de Lisbonne, ce village de pêcheurs ensoleillé du littoral est aussi l’un des spots de surf les plus prisés d’Europe.
Comment organiser un événement d’entreprise en toute sécurité en pleine pandémie
Mais comment garantir la sécurité de chacun et surmonter les contraintes logistiques d’un voyage alors que tant de consignes et de restrictions différentes étaient en vigueur ? Après tout, notre équipe est répartie dans toute l’Europe et au-delà.
Avant toute chose, nous avons insisté dès le départ auprès de tous les collaborateurs d’Urbantz sur le fait que personne n’était obligé de venir s’il ne se sentait pas à l’aise à l’idée de voyager ou si sa situation personnelle rendait le déplacement difficile. Notre priorité absolue était que chacun se sente en sécurité et serein.
En moins d’un an et demi depuis le début de la pandémie, nous avons plus que doublé nos effectifs pour dépasser les 70 personnes, levé au total 12 millions d’euros en série A et adopté une toute nouvelle façon de travailler.
Nous avons ensuite veillé à ce que chaque voyageur effectue son test PCR (pris en charge par l’entreprise, bien sûr !), obligatoire pour entrer au Portugal. Cela a demandé beaucoup de temps, mais nous nous sommes aussi attelés à la tâche fastidieuse de souscrire toutes les assurances nécessaires, au cas où quelqu’un devrait annuler à la dernière minute.
Une fois sur place, nous sommes restés ensemble, en bulle. À l’hôtel comme lors des activités que nous avions organisées, nous avons toujours veillé à éviter les autres groupes et les personnes extérieures à notre colonie. Par exemple, nous avons choisi de ne pas réserver dans les beaux restaurants de la ville et avons plutôt organisé nos dîners ensemble à l’hôtel.
Toujours vérifier le micro trois fois
Le concept du séminaire était simple : des ateliers le matin consacrés à la vision et à la mission de l’entreprise, ainsi qu’aux valeurs communes qui nous rassemblent et qui font de #LifeatUrbantz bien plus qu’un simple travail de bureau.
L’après-midi, nous avions prévu des activités ludiques, et le soir, de bons repas ! Je suis heureux de dire que la plupart des membres de notre équipe ont pu se rendre à Ericeira et profiter d’un séminaire sûr, dans le respect de la distanciation sociale. Ceux qui n’ont pas pu venir ont suivi les ateliers à distance, et nous avons fait en sorte qu’ils se sentent aussi inclus que possible.
Il y a malheureusement eu quelques ratés techniques, principalement avec le Wi-Fi : il fonctionnait parfaitement lors de nos tests juste avant le début des présentations, puis s’est mis à couper par intermittence – au grand désarroi de ceux qui suivaient depuis chez eux. Nous avons donc rapidement changé de format et partagé les présentations avec les collaborateurs à distance sous forme de contenus à la demande, à consulter à leur rythme.
Espérons que d’ici notre prochain séminaire, la situation sera suffisamment revenue à la normale pour que tout le monde puisse être présent. Sinon, nous avons tiré de précieuses leçons sur la meilleure façon d’organiser un événement hybride, à la fois physique et virtuel.
Au final, un vrai succès
Au bout du compte, l’événement a été un succès ! Tout le monde sur place s’est pris au jeu et l’ambiance a été excellente de la première à la dernière minute. Les ateliers ont été productifs et nous avons pu réfléchir ensemble à ce que le développement durable signifie vraiment pour notre entreprise, mais aussi pour chacun d’entre nous.
Nous continuerons sans aucun doute à organiser ce type d’événements à l’avenir, ainsi que d’autres formes de rassemblements d’équipe, dans la mesure où les règles le permettent. Faire franchir autant de frontières à autant de personnes a certes été un défi. Mais la réussite de ce voyage à Ericeira et tous les retours positifs des participants nous ont donné la confiance nécessaire pour organiser quelque chose d’encore mieux la prochaine fois !
