Blog/
Een offsite in het buitenland organiseren in 2021
In april van dit jaar besloten we iets te doen wat gedurfd en spannend aanvoelde en zelfs enkele wenkbrauwen deed fronsen. Iets waar niemand twee keer bij had nagedacht als we het 18 maanden eerder hadden gedaan.
We besloten een zomerse offsite te organiseren. Voor het hele bedrijf. In een ander land.
Het was niet eenvoudig en er waren onderweg heel wat uitdagingen, zowel voor als tijdens het driedaagse evenement in Portugal. Maar namens het volledige leiderschapsteam van Urbantz en iedereen die erbij was en met wie ik sindsdien heb gesproken, kan ik met plezier zeggen dat het absoluut de juiste beslissing was.
15 maanden lockdown: een eeuwigheid in scale-up-jaren
Waarom vonden we dat het nu het moment was om er weer op uit te trekken? Een belangrijke reden was het besef bij degenen onder ons die al vóór de pandemie bij Urbantz werkten, van hoe sterk het bedrijf tussen maart 2020 en juni 2021 is geëvolueerd.
Ik ben in september 2019 bij Urbantz begonnen, slechts enkele maanden voordat alles veranderde. Hoeveel leed en schade COVID ook heeft veroorzaakt, het zorgde ook voor een explosieve vraag naar stedelijke leveringen, omdat consumenten massaal online gingen winkelen.
Urbantz groeide al erg snel. Maar de versnelde behoefte van retailers, supermarkten en logistieke bedrijven aan een doeltreffend last-mile-beheerplatform zoals het onze zette dat proces in een stroomversnelling. Zo realiseerden we vorig jaar een groei van 2,0x en behaalden we de derde plaats in de Fast 50 van Deloitte voor 2020.
In minder dan anderhalf jaar sinds het begin van de pandemie hebben we ons personeelsbestand meer dan verdubbeld tot meer dan 70 mensen, in totaal 12 miljoen euro opgehaald in een Series A-financieringsronde en ons aangepast aan een volledig nieuwe manier van werken. Allemaal op afstand.
Maar veel van de mensen die hebben bijgedragen aan die prestaties hadden we nog nooit in het echt ontmoet. En hoe doeltreffend tools voor samenwerking op afstand zoals Zoom ook zijn, uiteindelijk zijn mensen sociale wezens.
De voor- en nadelen van werken op afstand
Hybride werken is bij Urbantz een blijvertje, en dat zie je ook in onze rekruteringsprocessen. Maar hoe succesvol onze samenwerking op afstand tijdens de pandemie ook was, we waren ons er goed van bewust dat thuiswerken ook zijn eigen uitdagingen kan meebrengen.
Voor sommigen kan het zwaar zijn om privé en werk in één ruimte te combineren. Anderen hebben de neiging langer te werken zonder duidelijke scheiding tussen werk en thuis. En er is altijd het risico dat interactie die uitsluitend via schermen verloopt de teamgeest ondermijnt die zo belangrijk is voor groeiende bedrijven zoals het onze.
Na meer dan een jaar weg van kantoor wisten we dat het tijd was om even een stap terug te zetten en als team stil te staan bij de enorme veranderingen die onze organisatie tijdens deze groeireis heeft doorgemaakt.
Wat is een betere manier om dat te doen dan veilig samen te komen in het prachtige stadje Ericeira? Deze zonovergoten kustgemeente met vissersdorp, net ten noorden van Lissabon, is ook een van de populairste surfspots van Europa.
Een veilig bedrijfsevenement plannen midden in een pandemie
Maar hoe zorg je voor ieders veiligheid en hoe overwin je de logistieke uitdagingen van reizen met zoveel verschillende richtlijnen en beperkingen? Ons team zit immers verspreid over heel Europa en daarbuiten.
Om te beginnen benadrukten we vanaf het allereerste begin aan iedereen bij Urbantz dat er absoluut geen druk was om te komen als ze zich niet comfortabel voelden bij het reizen of als hun persoonlijke omstandigheden dat moeilijk maakten. De belangrijkste prioriteit was dat iedereen zich veilig en op zijn gemak voelde.
In minder dan anderhalf jaar sinds het begin van de pandemie hebben we ons personeelsbestand meer dan verdubbeld tot meer dan 70 mensen, in totaal 12 miljoen euro opgehaald in een Series A-financieringsronde en ons aangepast aan een volledig nieuwe manier van werken.
Daarna zorgden we ervoor dat iedereen die reisde een PCR-test liet afnemen (uiteraard op kosten van het bedrijf!), wat een voorwaarde was om Portugal binnen te mogen. Het vroeg veel tijd, maar we namen ook de nauwgezette taak op ons om ervoor te zorgen dat alle nodige verzekeringen waren afgesloten, voor het geval iemand op het laatste moment moest annuleren.
Eenmaal ter plaatse bleven we samen als één bubbel. In het hotel en tijdens de activiteiten die we hadden georganiseerd, zorgden we er altijd voor dat we contact met andere groepen en personen buiten onze groep konden vermijden. Zo besloten we bijvoorbeeld geen tafels te reserveren in de mooie restaurants van het stadje, maar samen te dineren in het hotel.
Controleer de microfoon altijd drie keer
Het concept van de offsite was eenvoudig. ’s Ochtends een mix van bedrijfsworkshops over onze visie en missie, en over de gedeelde waarden die ons verbinden en van #LifeatUrbantz meer maken dan zomaar een nine-to-fivebaan.
’s Middags organiseerden we leuke activiteiten en ’s avonds was er heerlijk eten! Ik ben blij te kunnen zeggen dat het grootste deel van ons team naar Ericeira is gekomen en heeft genoten van een veilige offsite met de nodige afstand. Wie er niet bij kon zijn, lieten we online meevolgen met de workshops, en we deden ons best om hen zoveel mogelijk te betrekken.
Helaas waren er enkele technische problemen, vooral met de wifi, die prima werkte toen we hem vlak voor de presentaties testten, maar daarna voortdurend wegviel – tot grote verbazing van wie thuis meekeek. We pasten het format dan ook snel aan en deelden de presentaties met de collega’s op afstand als on-demandcontent die ze in hun eigen tempo konden bekijken.
Hopelijk is de situatie tegen de volgende keer genoeg genormaliseerd zodat iedereen naar onze volgende offsite kan komen. Zo niet, dan hebben we waardevolle lessen geleerd over de beste manier om een hybride fysiek en virtueel evenement te organiseren.
Al bij al een groot succes
Uiteindelijk was het evenement een succes! Iedereen ter plaatse kwam helemaal in de stemming en er hing een geweldige sfeer van de eerste tot de laatste minuut. De workshops waren productief en we konden samen als groep nadenken over wat duurzaamheid echt betekent voor ons bedrijf en voor ons als individuen.
We blijven zulke evenementen in de toekomst zeker organiseren, samen met andere vormen van teambijeenkomsten, voor zover de regels het toelaten. Het was absoluut een uitdaging om zoveel mensen over zoveel verschillende grenzen heen te krijgen. Maar de geslaagde trip naar Ericeira en alle positieve feedback van wie erbij was, geven ons het vertrouwen om de volgende keer iets nog beters te organiseren!
