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Cómo organizar un offsite en el extranjero en 2021
En abril de este año decidimos hacer algo que nos pareció audaz, emocionante e incluso hizo levantar alguna ceja. Algo a lo que nadie le habría dado más vueltas si lo hubiéramos hecho 18 meses antes.
Decidimos organizar un offsite de verano. Para toda la empresa. En otro país.
No fue fácil y hubo muchos retos por el camino, tanto antes como durante los tres días del evento en Portugal. Pero me alegra decir, en nombre de todo el equipo directivo de Urbantz y de todas las personas que asistieron y con las que he hablado desde entonces, que fue sin duda lo correcto.
15 meses de confinamiento: toda una vida en años de scale-up
¿Por qué decidimos que era el momento de volver a salir? En gran parte, porque quienes ya estábamos en Urbantz antes de la pandemia nos dimos cuenta de lo mucho que había evolucionado la empresa entre marzo de 2020 y junio de 2021.
Me incorporé a Urbantz en septiembre de 2019, apenas unos meses antes de que todo cambiara. Pese a todo el dolor y el daño que ha causado la COVID, también trajo una explosión de la demanda de entregas urbanas, ya que los consumidores empezaron a comprar online en volúmenes mucho mayores.
Urbantz ya estaba creciendo muy rápido. Pero la necesidad acelerada de minoristas, supermercados y empresas logísticas de contar con una plataforma eficaz de gestión de la última milla como la nuestra llevó el proceso a toda máquina. Como resultado, el año pasado multiplicamos por 2,0 nuestro crecimiento y ocupamos el tercer puesto del Fast 50 de Deloitte de 2020.
En menos de año y medio desde el inicio de la pandemia, hemos más que duplicado nuestra plantilla hasta superar las 70 personas, hemos recaudado un total de 12 millones de euros en financiación Serie A y nos hemos adaptado a una forma de trabajar completamente nueva. Todo en remoto.
Pero nunca habíamos coincidido en persona con muchas de las personas cuyas contribuciones nos ayudaron a lograr estos hitos. Y por muy eficaces que sean las herramientas de colaboración en remoto como Zoom, al fin y al cabo los seres humanos somos sociables.
Ventajas e inconvenientes del teletrabajo
El trabajo híbrido ha llegado para quedarse en Urbantz, y eso se refleja en nuestros procesos de captación de talento. Pero, por muy bien que hayamos colaborado en remoto durante la pandemia, éramos muy conscientes de que trabajar desde casa también tiene sus propios retos.
Para algunos, compaginar la vida personal y profesional en un mismo espacio puede ser difícil. Otros tienden a trabajar más horas al no haber una separación clara entre el trabajo y el hogar. Y siempre existe el riesgo de que relacionarnos solo a través de pantallas debilite ese espíritu de equipo tan importante para empresas en crecimiento como la nuestra.
Y tras más de un año lejos de la oficina, sabíamos que era el momento de dar un paso atrás y reflexionar en equipo sobre los enormes cambios que ha vivido nuestra organización en este camino de crecimiento.
¿Y qué mejor forma de hacerlo que reunirnos de manera segura en la preciosa localidad de Ericeira? Justo al norte de Lisboa, este soleado pueblo pesquero de la costa es también uno de los destinos de surf más populares de Europa.
Cómo planificar un evento de empresa seguro en plena pandemia
Pero ¿cómo garantizar la seguridad de todos y superar los retos logísticos de viajar con tantas normas y restricciones diferentes en vigor? Al fin y al cabo, nuestro equipo está repartido por toda Europa y más allá.
Lo primero de todo: desde el principio dejamos claro a todo el mundo en Urbantz que no había ninguna presión para venir si no se sentían cómodos viajando o si sus circunstancias personales lo complicaban. La prioridad número uno era que todos se sintieran seguros y tranquilos.
En menos de año y medio desde el inicio de la pandemia, hemos más que duplicado nuestra plantilla hasta superar las 70 personas, hemos recaudado un total de 12 millones de euros en financiación Serie A y nos hemos adaptado a una forma de trabajar completamente nueva.
Después nos aseguramos de que todos los que viajaban se hicieran su prueba PCR (pagada por la empresa, ¡por supuesto!), un requisito para entrar en Portugal. Nos llevó mucho tiempo, pero también nos encargamos de la minuciosa tarea de contratar todos los seguros necesarios por si alguien tenía que cancelar en el último momento.
Una vez allí, permanecimos juntos como una burbuja. En el hotel y en las actividades que habíamos organizado, siempre procuramos evitar el contacto con otros grupos y personas ajenas a la colonia. Por ejemplo, decidimos no reservar comidas en los bonitos restaurantes del pueblo y, en su lugar, organizamos nuestras cenas juntos en el hotel.
Comprueba siempre el micro tres veces
El concepto del offsite era sencillo: combinar por la mañana talleres de empresa sobre nuestra visión y misión, así como sobre los valores compartidos que nos unen y que hacen de #LifeatUrbantz mucho más que un trabajo de 9 a 5.
Por la tarde, organizamos actividades divertidas, ¡y por la noche, comida estupenda! Me alegra decir que la mayor parte de nuestro equipo llegó a Ericeira y disfrutó de un offsite seguro y con distancia social. A quienes no pudieron venir los conectamos a los talleres e intentamos que se sintieran lo más incluidos posible.
Por desgracia, hubo algunos contratiempos técnicos, sobre todo con el wifi, que funcionaba bien cuando lo probamos justo antes de que empezaran las presentaciones, pero que después no paró de ir y venir – para desconcierto de quienes nos seguían desde casa. Así que cambiamos rápidamente el formato y compartimos las presentaciones con los compañeros en remoto como contenidos bajo demanda que podían consultar a su ritmo.
Esperamos que, para la próxima vez, la normalidad haya vuelto lo suficiente como para que todos puedan venir a nuestro próximo offsite. Si no, hemos aprendido valiosas lecciones sobre la mejor forma de organizar un evento híbrido, presencial y virtual.
En resumen, todo un éxito
Al final, ¡el evento fue un éxito! Todos los que estaban allí se metieron de lleno y hubo muy buen ambiente del primer al último minuto. Los talleres fueron productivos y pudimos reflexionar juntos, como grupo, sobre lo que significa realmente la sostenibilidad para nuestra empresa y también para cada uno de nosotros.
Sin duda seguiremos organizando este tipo de eventos en el futuro, junto con otras formas de reunir al equipo, en la medida en que las normas lo permitan. Desde luego, no fue fácil hacer que tanta gente cruzara tantas fronteras diferentes. Pero sacar adelante el viaje a Ericeira y escuchar todos los comentarios positivos de quienes fueron nos ha dado la confianza necesaria para organizar algo aún mejor la próxima vez.
