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Ein Firmen‑Offsite im Ausland organisieren – im Jahr 2021
Im April dieses Jahres haben wir uns zu etwas entschlossen, das sich mutig und aufregend anfühlte und sogar für hochgezogene Augenbrauen sorgte. Etwas, über das niemand zweimal nachgedacht hätte, wenn wir es 18 Monate früher getan hätten.
Wir beschlossen, ein Sommer-Offsite zu veranstalten. Für das ganze Unternehmen. In einem anderen Land.
Das war nicht einfach, und es gab viele Herausforderungen – sowohl vor als auch während der dreitägigen Veranstaltung in Portugal. Doch im Namen des gesamten Führungsteams von Urbantz und aller Teilnehmenden, mit denen ich seitdem gesprochen habe, kann ich mit Freude sagen: Es war absolut die richtige Entscheidung.
15 Monate Lockdown: eine Ewigkeit in Scale-up-Jahren
Warum haben wir entschieden, dass jetzt der richtige Zeitpunkt war, wieder hinauszugehen? Ein wichtiger Grund war die Erkenntnis derjenigen von uns, die schon vor der Pandemie bei Urbantz waren, wie stark sich das Unternehmen zwischen März 2020 und Juni 2021 verändert hat.
Ich kam im September 2019 zu Urbantz, nur wenige Monate bevor sich alles änderte. Bei allem Leid und Schaden, den COVID verursacht hat, brachte die Pandemie auch eine explosionsartige Nachfrage nach urbanen Lieferungen mit sich, da Verbraucher in weit größerem Umfang online einkauften.
Urbantz wuchs bereits sehr schnell. Doch der beschleunigte Bedarf von Händlern, Lebensmittelhändlern und Logistikunternehmen an einer leistungsfähigen Plattform für das Management der letzten Meile wie der unseren hat diesen Prozess regelrecht auf Hochtouren gebracht. So konnten wir im vergangenen Jahr unser Wachstum verdoppeln (2,0x) und belegten Platz drei im Deloitte Fast 50 2020.
In weniger als anderthalb Jahren seit Beginn der Pandemie haben wir unsere Belegschaft auf über 70 Personen mehr als verdoppelt, insgesamt 12 Millionen € in einer Series-A-Finanzierung eingeworben und uns an eine völlig neue Arbeitsweise angepasst. Und das alles remote.
Doch viele der Menschen, deren Beiträge uns diese Erfolge ermöglicht haben, hatten wir noch nie persönlich getroffen. Und so effektiv Remote-Collaboration-Tools wie Zoom auch sind – am Ende sind Menschen soziale Wesen.
Vor- und Nachteile der Remote-Arbeit
Hybrides Arbeiten wird bei Urbantz bleiben, und das spiegelt sich auch in unseren Recruiting-Prozessen wider. Doch so erfolgreich wir während der Pandemie aus der Ferne zusammengearbeitet haben, so sehr war uns bewusst, dass das Homeoffice auch eigene Herausforderungen mit sich bringt.
Für manche kann es anstrengend sein, Privat- und Berufsleben in einem einzigen Raum unter einen Hut zu bringen. Andere neigen dazu, länger zu arbeiten, wenn es keine klare Trennung zwischen Arbeit und Zuhause gibt. Und es besteht immer die Gefahr, dass die Interaktion ausschließlich über Bildschirme den Teamgeist schwächt, der für wachsende Unternehmen wie unseres so wichtig ist.
Nach mehr als einem Jahr außerhalb des Büros wussten wir, dass es an der Zeit war, einen Schritt zurückzutreten und als Team über die enormen Veränderungen nachzudenken, die unsere Organisation auf diesem Wachstumsweg durchlaufen hat.
Wie ginge das besser, als uns auf sichere Weise im wunderschönen Städtchen Ericeira zu treffen? Der sonnenverwöhnte Fischerort an der Küste, knapp nördlich von Lissabon, ist zugleich einer der angesagtesten Surfspots Europas.
So planen Sie mitten in der Pandemie ein sicheres Firmenevent
Doch wie lässt sich die Sicherheit aller gewährleisten, und wie meistert man die logistischen Herausforderungen des Reisens bei so vielen unterschiedlichen Vorgaben und Beschränkungen? Schließlich ist unser Team über ganz Europa und darüber hinaus verteilt.
Das Wichtigste zuerst: Wir haben allen bei Urbantz von Anfang an klargemacht, dass absolut niemand unter Druck stand, mitzukommen, wenn er sich beim Reisen nicht wohlfühlte oder die persönlichen Umstände es erschwerten. Oberste Priorität war, dass sich alle sicher und wohl fühlten.
In weniger als anderthalb Jahren seit Beginn der Pandemie haben wir unsere Belegschaft auf über 70 Personen mehr als verdoppelt, insgesamt 12 Millionen € in einer Series-A-Finanzierung eingeworben und uns an eine völlig neue Arbeitsweise angepasst.
Anschließend haben wir dafür gesorgt, dass alle Reisenden einen PCR-Test machten (natürlich auf Kosten des Unternehmens!), der für die Einreise nach Portugal vorgeschrieben war. Es hat viel Zeit gekostet, doch wir haben auch die mühsame Aufgabe auf uns genommen, sicherzustellen, dass alle nötigen Versicherungen bestanden – für den Fall, dass jemand in letzter Minute absagen musste.
Vor Ort blieben wir als Blase zusammen. Im Hotel und bei den von uns organisierten Veranstaltungen achteten wir stets darauf, anderen Gruppen und Personen außerhalb unserer Gruppe aus dem Weg zu gehen. So haben wir zum Beispiel darauf verzichtet, in den schönen Restaurants des Ortes zu reservieren, und stattdessen gemeinsam im Hotel zu Abend gegessen.
Das Mikro immer dreimal prüfen
Das Konzept des Offsites war einfach: vormittags eine Mischung aus Workshops zu unserer Unternehmensvision und -mission sowie zu den gemeinsamen Werten, die uns verbinden und #LifeatUrbantz zu mehr als einem reinen Nine-to-five-Job machen.
Nachmittags standen dann unterhaltsame Aktivitäten auf dem Programm und abends gutes Essen! Ich freue mich, sagen zu können, dass der Großteil unseres Teams nach Ericeira kam und ein sicheres Offsite mit Abstand genoss. Wer nicht kommen konnte, wurde per Video zu den Workshops zugeschaltet – und wir haben versucht, alle so gut wie möglich einzubinden.
Leider gab es einige technische Pannen, vor allem mit dem WLAN: Kurz vor Beginn der Präsentationen funktionierte es beim Test noch einwandfrei, fiel dann aber immer wieder aus – sehr zur Verwunderung derer, die von zu Hause aus zusahen. Also änderten wir kurzerhand das Format und stellten die Präsentationen den Remote-Mitarbeitenden on demand zur Verfügung, sodass sie sie in ihrem eigenen Tempo ansehen konnten.
Hoffentlich ist bis zum nächsten Mal wieder so viel Normalität eingekehrt, dass alle an unserem nächsten Offsite teilnehmen können. Falls nicht, haben wir wertvolle Lektionen darüber gelernt, wie man eine hybride Veranstaltung – vor Ort und virtuell – am besten ausrichtet.
Alles in allem ein voller Erfolg
Am Ende war die Veranstaltung ein Erfolg! Alle vor Ort waren in bester Stimmung, und die gute Laune hielt von der ersten bis zur letzten Minute an. Die Workshops waren produktiv, und wir konnten gemeinsam als Gruppe darüber nachdenken, was Nachhaltigkeit wirklich für unser Unternehmen und für uns als Einzelne bedeutet.
Wir werden solche Veranstaltungen künftig auf jeden Fall weiter organisieren, ebenso wie andere Formen von Teamtreffen, soweit die Regeln es zulassen. Es war sicherlich eine Herausforderung, so viele Menschen über so viele Grenzen hinweg zusammenzubringen. Doch die gelungene Reise nach Ericeira und das durchweg positive Feedback der Teilnehmenden haben uns das Selbstvertrauen gegeben, beim nächsten Mal etwas noch Besseres auf die Beine zu stellen!
