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Cómo elegir el mejor software de última milla para impulsar tus operaciones
Estamos en 2025. Tu negocio prospera tras varios años de recesión económica. La demanda crece y, con ella, las entregas.
Tu trabajo es averiguar cómo escalar tu operación de entregas para hacer frente al aumento de pedidos. Puede que durante la pandemia improvisaras una solución con cinta adhesiva y un par de transportistas de emergencia. Pero ahora necesitas algo en condiciones. Necesitas un software de última milla.
Pero ¿por dónde empezar?
Hemos preparado este práctico repaso de todo lo que debes tener en cuenta en tu solución de entrega de última milla. Te lo ofrece un equipo de expertos en última milla que lleva muchos años creando soluciones para el sector y conoce al dedillo los errores que hay que evitar, sobre todo en empresas en plena expansión.
Por qué es tan importante gestionar el crecimiento
Controlar y gestionar tus operaciones en expansión nunca había sido tan importante.
La demanda de entregas de última milla aumenta año tras año debido a la evolución de los hábitos de consumo. Ya conoces la situación: los clientes ya no se conforman con un plazo de entrega de 2 o 3 días, ¡lo quieren al día siguiente o incluso en una hora! Y si su experiencia es mala, adivina a quién le piden cuentas.
Además, ahora hay que tener en cuenta otra parte cada vez más importante de la «experiencia de marca»: la sostenibilidad. Las operaciones sostenibles no son solo parte de la responsabilidad social de una empresa con el planeta; también pesan cada vez más en cómo los clientes valoran las marcas, como demostró este reciente estudio de IBM.
Para seguir el ritmo de estas exigencias cambiantes, las empresas recurren a soluciones específicas de gestión de entregas, y con razón, ya que ayudan a gestionar las operaciones de principio a fin y ofrecen mayor visibilidad sobre toda la cadena de suministro de las entregas.
MÁS INFORMACIÓN: Cómo aumentar el ROI de tu software de última milla en plena recesión
Sin embargo, con cualquier solución, la clave es asegurarte de elegir la adecuada para tu negocio. Por suerte, ya existe una nueva generación de soluciones de software de entrega de última milla, completas y realmente «de principio a fin», que no solo te permiten adoptar mecanismos de entrega nuevos e innovadores, sino que también te ayudan a mejorar la satisfacción del cliente e incluso a reducir el consumo de combustible.
Para evaluar estas soluciones de software, hemos reunido las 4 áreas clave que debes tener en cuenta si tu empresa está en expansión:
- Optimización y automatización
- Gestión de transportistas, flotas y conductores
- Operaciones sostenibles
- Experiencia del cliente
Software de última milla para la optimización y la automatización
Huelga decir que la optimización de rutas es una parte crítica de cualquier operación de entregas, ya que implica calcular las mejores rutas y asignar a los conductores adecuados, dos factores que contribuyen enormemente a tu eficiencia de entrega y densidad de entregas.
Muchas soluciones de entrega de última milla optimizan un único factor, lo cual está muy bien si eres una pequeña empresa que está empezando o que se centra en una sola zona geográfica. Sin embargo, a medida que creces, querrás un enfoque mucho más completo, con un software que optimice varios factores a la vez e incluso asigne a cada factor una ponderación distinta según las necesidades y los procesos concretos de tu negocio.
Las mejores soluciones de software incluyen lo que se conoce como optimización inteligente tanto de tus rutas como de tus flotas. Normalmente se basan en algoritmos que combinan datos históricos de tráfico y características específicas de los vehículos, además de las reglas adicionales que quieras configurar manualmente; por ejemplo, si necesitas priorizar el uso de vehículos eléctricos en zonas de bajas emisiones. Este último punto es fundamental para las empresas y operaciones en expansión, y deberías plantearlo a tu proveedor de software: ¿están los algoritmos configurados para escalar a conjuntos de datos más grandes cuando sea necesario? Si no es así, ¡no acompañarán el crecimiento de tus operaciones!
Uno de los elementos más importantes que querrás que formen parte integral de tus funcionalidades de optimización es un panel visual fácil de usar, que normalmente incluye las siguientes capacidades:
- Ver las rutas asignadas a tus conductores.
- Ver las tareas individuales que componen cada ruta.
- Filtrar cada ruta con alertas fáciles de ver sobre sus problemas.
- Códigos de colores para representar tiempos de espera, número de artículos y cualquier incidencia imprevista sobre el terreno.
- Sincronización de datos en tiempo real.
- Vista de mapa para tener una imagen completa a vista de pájaro.
- Arrastrar y soltar para mover tareas entre rutas y hacer cambios sobre la marcha.
La entrega de última milla es una de las operaciones más complejas que puede gestionar una empresa, así que tiene sentido que el software que implantes no solo esté a la altura de esa complejidad, sino que también ayude a simplificarla. Por eso, la capacidad de planificar la ruta ideal, asignar a los mejores conductores y ver todas tus operaciones desde un único panel sencillo debería figurar en lo más alto de tu lista de criterios de evaluación.
A CONTINUACIÓN: ¿Cómo puede ayudarme un software de última milla a aumentar la densidad de mis entregas?
Gestión de transportistas, flotas y conductores
Lógicamente, cualquier solución de software diseñada para ayudarte a ampliar tus operaciones debe apoyarte en la gestión de tus transportistas, flotas Y conductores, sobre todo porque estas funciones crecen de forma exponencial.
La optimización inteligente que mencionábamos antes vuelve a entrar en juego aquí, ya que querrás comprobar que las reglas que puedes asignar también se aplican a los socios externos. De hecho, también querrás verificar que puedes dar acceso al software o a la plataforma a terceros. Como mínimo, y para algunos de tus 3PL más grandes, el software debería poder enviar tareas a través de API.
Hablando de API, es un área a la que tendrás que dedicar algo de tiempo para hacerlo bien, enumerando todas las integraciones que tu software deberá gestionar. No olvides preguntar por las integraciones con transportistas. ¿Puedes añadir a la solución los transportistas con los que ya trabajas aunque ellos no la utilicen? ¿Cuánto se tardará en incorporarlos? ¿Días, semanas, meses? ¿Y quién mantendrá esas integraciones frente a los vaivenes de los cambios en las API?
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Y, por último, no podemos olvidarnos de los informes y la analítica, que también querrás configurar según las necesidades de tu negocio y consultar de forma rápida y sencilla. Deberían formar parte del panel del que hablábamos antes, y te convendrá verlo en acción, idealmente en un entorno de pruebas con el que puedas interactuar antes de comprar.
En cuanto a la gestión de conductores, una de las funcionalidades más recientes de las mejores soluciones de software de última milla son las apps para conductores. Suelen ser aplicaciones móviles (compatibles con iOS y Android) que permiten al conductor realizar muchas tareas cotidianas desde su smartphone, como escanear códigos de barras o registrar pruebas de entrega sin contacto. Algunas incluso permiten al conductor comunicarse en tiempo real con la central de operaciones, lo que favorece operaciones más eficientes, cambios de última hora e incluso un menor consumo de energía. Pero las apps para conductores no solo aportan eficiencia: también empoderan a los propios conductores, les ayudan a afrontar situaciones imprevistas e incluso hacen que la incorporación y la formación sean más rápidas y sencillas.
Hay una última consideración que afecta a la gestión de transportistas, flotas y conductores: cómo gestiona realmente tu software los flujos de trabajo. Las soluciones de software tradicionales se basan en código complejo, y las empresas en expansión que las utilizan suelen necesitar equipos de desarrolladores para gestionar los sistemas. Las soluciones de entrega de última milla más modernas aprovechan los llamados «flujos de trabajo sin código», que los empleados sin perfil técnico pueden usar tras una breve formación. Incluyen funciones de arrastrar y soltar o flujos de trabajo sencillos basados en lógica que te permiten definir nuevas reglas y configurar nuevos mecanismos de entrega según los requisitos específicos de tu negocio. Y, por supuesto, todos ellos se reflejan también en tu panel principal.
Operaciones sostenibles
Con todas las funcionalidades anteriores, querrás comprobar hasta qué punto son sostenibles para tus operaciones en expansión, no solo para contener los costes a medida que creces, sino también para garantizar que gestionas una operación de bajas emisiones.
En la gestión de tu flota, esto puede traducirse en la capacidad de asignar y despachar vehículos de reparto eléctricos dentro de tu planificación inteligente de rutas. O en identificar zonas urbanas donde se puedan aprovechar las entregas en bicicleta o incluso a pie. Son tácticas que deberías poder desplegar de forma rápida y sencilla en tu software de entrega de última milla para reducir tus emisiones y ofrecer un servicio de entrega más sostenible.
Además, necesitarás una solución de software capaz de hacer seguimiento y medir tus iniciativas de sostenibilidad, algo sobre lo que cada vez es más importante poder informar, por ejemplo, en evaluaciones gubernamentales e incluso para captar inversión.
MÁS INFORMACIÓN: Cómo medir el éxito de tus iniciativas de logística sostenible
Algunas de las funcionalidades más específicas que te convendrá evaluar en tu software son:
- La capacidad de planificar rutas distintas según las características específicas de cada vehículo.
- La capacidad de combinar entregas y recogidas en la misma ruta.
- El uso de opciones de entrega en la vía pública, como los lockers de paquetería.
- Funcionalidad de franjas horarias ecológicas: la posibilidad de clasificar las franjas de entrega según la hora del día o la proximidad de otras entregas. A esto se suma que los clientes puedan reservar estas franjas mediante un código de colores u otra representación visual.
Un criterio común a todas estas funcionalidades es que tu solución de software de última milla esté basada en la nube, es decir, que no requiera ancho de banda de servidor adicional cada vez que necesites añadir capacidad o funcionalidades, lo que contribuye a reducir el consumo energético de tu stack tecnológico. Una solución en la nube también te ayudará a afrontar con más facilidad el aumento de la demanda y a contener los costes a medida que creces o si experimentas picos y valles de uso. Aquí también influyen las integraciones que mencionábamos antes, ya que con un software en la nube podrás incorporar más integraciones (¡y más fácilmente!) a medida que crece tu infraestructura de TI.
Software de última milla y experiencia del cliente
Evaluar si tu software de última milla respalda unas operaciones sostenibles nos lleva a la siguiente gran área que debes tener en cuenta: la experiencia del cliente.
Es fácil ver cómo la funcionalidad de «franjas horarias ecológicas» que mencionábamos antes contribuye a una mejor experiencia del cliente. Pero hay toda una serie de funcionalidades más que querrás tener en cuenta al evaluar el mejor software de última milla para tu negocio.
Entre ellas:
- Páginas de seguimiento: donde los clientes pueden ver los detalles de sus entregas y seguir su progreso.
- Funcionalidad de cambios por parte del cliente: la posibilidad de que los clientes dejen instrucciones de entrega o cambien la hora de entrega para asegurarse de estar en casa al recibir el pedido.
- Portales de cliente de marca blanca: portales y páginas web basados en plantillas que puedes personalizar con tu marca y configurar según tus necesidades. Así te aseguras de que tus clientes interactúan con puntos de contacto coherentes con tu marca, que ofrecen una experiencia global fluida.
Trabajar con tu departamento de experiencia del cliente es un excelente primer paso para determinar qué necesita tu negocio y cómo se traduce eso en la solución de software que elijas.
Gestionar las entregas de última milla en el exigente mercado actual no es tarea fácil, y hay una gran cantidad de criterios que tener en cuenta al incorporar cualquier software a una empresa en expansión. Sin embargo, en el fondo se trata de un cambio de mentalidad: pasar de un simple software logístico a un enfoque de plataforma de última milla que te permita gestionar, seguir y ampliar tu servicio de entregas. Dedicar ahora el tiempo necesario a evaluar cuidadosamente tus opciones e implantar la mejor solución de software para tu organización te dará grandes beneficios más adelante.
