Rode Kruis – Een leveringsnetwerk opbouwen in twee weken

De COVID-19-pandemie zette de sociale vangnetten wereldwijd onder ongeziene druk. In Frankrijk leidden de strenge quarantainemaatregelen tot noodsituaties waarbij duizenden mensen in zowel stedelijke als landelijke gebieden niet langer gemakkelijk basisbenodigdheden konden kopen of medische ondersteuning konden krijgen.

In maart 2020 ontwikkelde het Franse Rode Kruis, een humanitaire beweging die duizenden vrijwilligers en leden verenigt, het project “Rode Kruis aan huis” en bereidde het de lancering ervan voor – een bestel- en leveringssysteem voor kwetsbare mensen in sociaal isolement. Mensen in isolatie in heel Frankrijk konden een speciale hulplijn bellen om psychologische ondersteuning te krijgen en zich als vrijwilliger aan te melden. Maar bovenal konden ze basisbenodigdheden bestellen en die de volgende dag laten leveren door vrijwilligers van het Rode Kruis.

Tot dan toe had de organisatie nooit geprobeerd een landelijk leveringsproject te coördineren. Dat gegeven, samen met de urgentie van de situatie, maakte het Rode Kruis duidelijk dat er dringend nood was aan betrouwbare en wendbare software voor leveringsbeheer. Half maart sloegen het Franse Rode Kruis en Urbantz de handen in elkaar om een efficiënt leveringsbeheersysteem te bouwen dat binnen 2 weken het solidaire leveringsnetwerk kon bedienen.

Tijd is kostbaar. We moeten sneller reageren dan de pandemie.

Voor het eerst in zijn geschiedenis moest het Franse Rode Kruis een landelijk logistiek leveringssysteem uitrollen. Dit netwerk moest worden opgezet in alle 95 departementen van het Franse vasteland, met een centrale, gecoördineerde aansturing vanuit het hoofdkantoor van de organisatie bij Parijs.

De snelle uitrol van deze noodhulp bracht verschillende uitdagingen met zich mee:

• Het Franse Rode Kruis is een gedecentraliseerde organisatie waarin de afdeling van elk territoriaal departement autonoom werkt.
• Centralisatie van alle orders in één nationale hub. Orders worden aan elk van de 95 departementen toegewezen voor levering de volgende dag.
• Technische opleiding en onboarding van vrijwilligers die niet vertrouwd waren met leveringsactiviteiten en digitale logistieke tools.
• De nood aan een dringend maar betrouwbaar systeem om “gisteren al” te kunnen beginnen leveren.

Dankzij de wendbaarheid van het Urbantz-systeem kon het Franse Rode Kruis het project “Rode Kruis aan huis” binnen 2 weken lanceren. In de eerste 7 dagen begonnen 15 regionale departementen van het Rode Kruis Urbantz te gebruiken (waaronder Lille, Lyon, Nice en Toulouse) om 15 vooraf samengestelde pakketten met basisproducten en ad-hocmedicatie te leveren. Het nieuwe systeem kon orders ontvangen, leveringsroutes optimaliseren en de leveringen van vrijwilligers op het terrein opvolgen.

Om aan alle vereisten te voldoen, en gezien de specifieke aard van het project, heeft Urbantz de technische aspecten van zijn last-mile-technologie in kaart gebracht en aangepast. In een gebruikelijkere configuratie werkt elke leveringshub autonoom. Omdat het Franse Rode Kruis alle orders via zijn hulplijn centraliseerde, moest het productteam van Urbantz het systeem hier zo configureren dat één hoofdplatform de orders toewees aan de juiste subplatformen, die de geografische departementen vertegenwoordigden. Het team moest ook rekening houden met de eigenheden van elk platform, zoals de ‘samenstelling van de pakketten’, ‘enkel levering van medicatie’ of ‘extra stops op de route’, en zorgen voor de opleiding van dispatchers en chauffeurs.

We begrepen al snel hoe groot de uitdaging was. Het logistieke werk zou erg omvangrijk en complex worden. Ik denk dat Urbantz voor veel departementen echt een grote hulp was. De departementen met de meeste leveringen waren 3 tot 4 uur per dag bezig met het organiseren van hun leveringen, maar met Urbantz duurde dat maar 10 tot 20 minuten.

Eenvoudig te implementeren, eenvoudig te gebruiken.

Tijdens de looptijd van het project leverde het Franse Rode Kruis bijna 8.300 orders met de last-mile-technologie van Urbantz, goed voor ongeveer 40% van al zijn leveringen in die periode. Op 1 mei registreerde het departement Val-d’Oise een piek: alleen al op die dag werd de levering van 1.000 warme maaltijden georganiseerd. Het team van dispatchers en chauffeurs werd gecoördineerd met de rondeoptimalisatie en mobiele app van Urbantz.

“Rode Kruis aan huis” was een essentieel onderdeel van de acties van het Franse Rode Kruis om de impact van het coronavirus te verzachten voor mensen die op niemand anders kunnen terugvallen, door hen de basisgoederen en geneesmiddelen te brengen die ze nodig hebben. Een solidair leveringsnetwerk van deze omvang en reikwijdte opzetten is een complex proces. Gelukkig gaven moderne technologische oplossingen zoals Urbantz ons veel controle en optimaliseerden ze de leveringsactiviteiten op een eenvoudige en snelle manier.

Na 3 maanden intense activiteit en meer dan 600 leveringen per dag blikt het Franse Rode Kruis terug op het succes van zijn operaties. Nu de lockdownmaatregelen versoepeld zijn, bouwt de organisatie het leveringsluik van haar COVID-19-respons geleidelijk af.

De organisatie neemt de lessen uit deze ervaring mee voor de toekomst: het in korte tijd uitrollen van collaboratieve technologie, de uitgebreide coördinatie met andere departementen en het vermogen om zich snel en flexibel aan te passen aan veranderende omstandigheden.

Benieuwd hoe samenwerken met Urbantz
jouw bedrijf vooruit kan helpen?

Neem contact op met Urbantz